Définition de la stratégie de cycle de vie des contrats

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Contexte

La gestion des contrats et leur suivi sont réalisés directement par les chargés d’affaires. Des clauses contraignantes pour les sous-traitants qui, selon les régions, ne sont pas nombreux. Certaines clauses peuvent être retirées, certains contrats ne sont pas signés afin de « gagner du temps ».
Il résulte de cet état de fait, un risque fort pour l’entreprise qui lorsque des irrégularités sont constatées par le client final. Des centaines de milliers d’euros sont dépensés par l’industriel qui ne peut renvoyer le sous-traitant à sa responsabilité faute de contrat en bonne et due forme.
La transformation des usages de l’entreprise devient critique en raison des sommes engagées dans les contentieux.

Enjeux

La structuration par le numérique pour :

  • Structurer la démarche contractuelle par le processus CLM,
  • Apporter des outils répondant aux nouveaux besoins des métiers,
  • Rendre les chargés d’affaires autonomes en les dotant d’outils consultables sur tout support et dont les étapes ne peuvent être outrepassées.
  • Intégrer ces outils au sein du SI pour les rendre communicants via API.

Objectifs

Mettre en œuvre un changement qui passe par la documentation des processus et la digitalisation des usages intégrant les savoirs faire des utilisateurs :

  • Impliquer les métiers (affaires, achats et juridique) pour documenter les règles et processus spécifiques à chaque métier
  • Co-construction d’un outil avec les métiers
  • Définir les besoins en connexion pour récupérer ou envoyer de la donnée (ERP, CRM, …)

Résultats

  • Ateliers de co-construction entre les différents métiers pour définir le meilleur processus de contractualisation. Des concessions sont faites dans chaque service pour faciliter le travail des différents acteurs.
  • Mise en place de contraintes UI « pas de signature pas de contrat ».
  • Un cycle de vie complet de gestion des contrats avec relances sur les pièces manquantes, rappels pour les signatures, historisation des contrats, partie négociable.